Die formalen Grundlagen - Aufbau eines Arbeitszeugnisses

Das Gesetz schreibt in § 109 GewO vor, dass ein Arbeitszeugnis zwingend drei Bedingungen erfüllen muss:

 1.) Wahrheit

Das Arbeitszeugnis muss der Wahrheit entsprechen und alle wesentlichen Tatsachen enthalten, die für eine Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind und an denen ein künftiger Arbeitgeber ein „berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse“ haben könnte. Dabei ist der Arbeitgeber nicht zur schonungslosen Offenbarung aller ungünstigen Vorkommnisse verpflichtet. Negative Beurteilungen sind nur dann zulässig, wenn sie für die gesamte Dauer der Beschäftigung charakteristisch waren.

 

2.)  Wohlwollen

 

Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren. Damit sind in der Zeugnissprache diskreditierende Formulierungen und offene Kritik nicht erlaubt.

3.) Vollständigkeit

Das Arbeitszeugnis  muss vollständig sein, d.h. es darf keine Lücken enthalten. Es müssen alle für die Beurteilung der Leistung und der Führung wichtigen Dinge erwähnt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Unterscheidung  einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Wenn lediglich die gesetzlichen Mindestanforderungen in Bezug auf den Inhalt erfüllt sind, dann spricht man von einem einfachen Arbeitszeugnis. Es enthält die Personalien und Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung, aber keine Wertungen.

In einem qualifizierten Arbeitszeugnis beurteilt der Arbeitgeber zusätzlich die Arbeitsleistung einschließlich der Qualifikation und das dienstliche Verhalten des Arbeitnehmers, wenn dieser das Unternehmen verlässt (Endzeugnis).

 

Wenn das Arbeitsverhältnis nicht beendet ist, aber ein triftiger Grund vorliegt, kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen, wie etwa beim Wechsel des Vorgesetzten oder bei Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis

Beim Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses sollte der Zeugnisausteller diese Reihenfolge einhalten:

1. Überschrift und Einleitung

2. Aufgaben- und Unternehmensbeschreibung

3. Leistungsbeurteilung

4. Gesamtbeurteilung

5. Verhaltensbeurteilung

6. Beendigungsformel

Wenn der Zeugnisaussteller im Zeugnis von dieser Struktur abweicht, kann dies bereits ein erster Fingerzeig auf eine (verdeckte) Abwertung über die Mitarbeiterleistung sein. Wenn beispielsweise die Verhaltens- vor die Leistungsbeurteilung gesetzt wird,  kann dies ein (geübter) Leser so verstehen, dass der Arbeitnehmer zwar sehr nett, aber leider nur wenig leistungsfähig war. Eine andere Variante ist die, dass einzelne Punkte einfach ausgelassen werden. Fehlen etwa die Schlussformel und die guten Wünsche für die Zukunft, sagt der Arbeitgeber damit, dass er froh ist, diesen Mitarbeiter los zu sein. Problematisch ist, dass nicht alle Arbeitgeber solche Tricks kennen und aus Unwissenheit eine Wertung vornehmen – die sie eigentlich gar nicht beabsichtigen.

Formulierungsfreiheit

Der Zeugnisaussteller ist grundsätzlich frei bei der Wortwahl und Satzstellung. So hat das Bundesarbeitsgericht  entschieden (Urteil ´vom 14. Oktober 2003 – 9 AZR 12/03), dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine bestimmte Formulierung hat. Dem Arbeitgeber ist nicht vorgegeben, welche Formulierungen er im Einzelnen verwendet. Auch steht ihm frei, welches Beurteilungsverfahren er heranzieht. Er kann frei entscheiden, welche positiven und negativen Eigenschaften und Fähigkeiten er mehr hervorheben will als andere. Maßstab ist hierbei der durchschnittlich befähigte und vergleichbare Arbeitnehmer seines Betriebes.

Form

 

Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis in einer ganz bestimmten Form zu erstellen.  Das Arbeitszeugnis ist durch den Arbeitgeber lediglich schriftlich zu erteilen und hat sich an die Anforderungen, wie sie üblicherweise im Geschäftsleben gehandhabt werden, anzupassen. Durch die äußere Form darf nicht der Eindruck erweckt werden, der ausstellende Arbeitgeber distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung. Der Arbeitnehmer kann aber verlangen, dass sein Arbeitszeugnis auf einem Geschäftsbogen geschrieben wird, ordentlich und sauber, im Format DIN A 4, und zwar mit Schreibmaschine oder PC und nicht mit der Hand. Das Zeugnis muß sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder ähnliches enthalten (Rechtschreibung). Das Zeugnis darf zweimal gefalten werden, damit man es in einen üblichen Briefumschlag stecken. kann. Voraussetzung ist allerdings, dass das Originalzeugnis kopierfähig bleibt und die Knicke im Zeugnisbogen sich nicht auf den Kopien abzeichnen, z. B. durch Schwärzungen. Der Arbeitnehmer kann auch beanspruchen, daß das Zeugnis in einheitlicher Maschinenschrift abgefasst wird. Bei Rechtschreib- und Grammatikfehlern kann er eine Berichtigung verlangen. Die angemessene Länge des Textes liegt im Idealfall bei etwa bei 1 bis 2 Seiten. Ist das Zeugnis zu kurz gefasst, liegt der Verdacht nahe, man konnte oder wollte über den Arbeitnehmer nicht viel Positives sagen. Bei einer Beschäftigungsdauer von mehreren Jahren ist eine halbe Seite ein vernichtendes Urteil, auch wenn sich der Text insgesamt positiv liest.

Entscheidend ist zudem das Ausstellungsdatum und die Unterschrift. Es besteht zwar grundsätzlich kein Anspruch auf ein bestimmtes Ausstellungsdatum, es sollte aber nahe am Beendigungsdatum liegen. Zu große Abstände zwischen dem Beendigungsdatum und dem Ausstellungsdatum lassen Rückschlüsse auf Unstimmigkeiten hinsichtlich des Zeugnisses zu. Erfahrungsgemäß stellen Arbeitgeber aber Zeugnisse aus, in denen Beendigungsdatum und Ausstellungsdatum zusammenfallen. Das Zeugnis ist weiterhin zu unterschreiben und zwar ausschließlich vom Arbeitgeber persönlich oder einem geeigneten betriebsinternen Vertreter. Hierbei ist das Vertretungsverhältnis anzugeben, da der Arbeitgebervertreter ranghöher als der Zeugnisempfänger sein muss.